Als „Neuer“ im Home-Office – so geht’s

Noch vor wenigen Wochen wurde die Arbeit vom Home-Office in erster Linie als Mittel angesehen, als attraktiver Arbeitgeber zu gelten und diente vor allem der Flexibilisierung der Arbeitszeit bzw. der „modernen“ Arbeitsgestaltung.

Die Entscheidung zum Arbeiten von zuhause / im Home-Office erfolgte eher selektiv und in der Regel auf Initiative des Mitarbeiters.

Nun zwingt der Coronavirus die Unternehmen ihre Mitarbeiter zur Arbeit vom Home-Office aufzufordern und auch die Mitarbeiter, die sich sonst tendenziell eher gegen die Arbeit von zuhause und für die Arbeit im Unternehmen entschieden hätten sind nun aufgefordert von zuhause zu arbeiten.

Realität ist: Das Arbeiten vom Home-Office ist kein Selbstgänger – nicht jeder ist für flexibles Arbeiten geeignet.

Worauf sollte ich achten, wenn ich (erstmals) von zuhause arbeite?

 Die gute alte To-Do Liste kommt hier zu neuen Ehren. Auf ihr sollte ich am Vortag/ im Vorfeld Festhalten an welchen Themen ich im Home Office arbeiten will, verbunden mit der Frage, ob alle hierfür benötigten Unterlagen digitalisiert vorhanden sind. Es nervt, mitten im Thema festzustellen, dass eine Information fehlt, die auch digital nicht abrufbar ist. Dann im Unternehmen anzurufen um die fehlende Information zu beschaffen kostet Zeit. Nicht nur die eigene sondern auch die der Kollegen, die dann aushelfen. Außerdem wirkt es wenig professionell und nicht gerade organisiert.

Wenn ganze Teams zuhause arbeiten

 Wenn ganze Teams zuhause arbeiten hilft ein gemeinsamer Start in den Tag – eine kurze Telefonkonferenz bzw. ein kurzes, sogenanntes tägliches Stand-up via Video.

Ähnlich der Stehkonferenz hilft es der sonst leicht möglichen Orientierungslosigkeit der (neuen) Homeworker entgegenzuwirken und gibt Sicherheit.

Nach einem kurzen „Check-in“ jedes Mitarbeitenden kann jeder kurz und frei erzählen, was sie oder ihn gerade beschäftigt – sei es eine geschäftsbezogene Angelegenheit oder- gerade zu Coronazeiten – die individuelle Gefühlslage. Der Hauptschwerpunkt des Meetings sollte darin liegen, dass alle kurz berichten, woran sie arbeiten und wo jemand gegebenenfalls Unterstützung braucht.

Das gibt dem Tagesbeginn schon eine Struktur und allen das Gefühl, weiterhin in einem Team zu arbeiten.

Im Team zu klären ist die generelle Frage der Erreichbarkeit und der Kommunikationskanäle. Sie kennen den Spruch: „Wer sich nur noch schreibt redet bald nicht mehr miteinander“.

Neben dem täglichen Stand-up ist zu klären wie die Kommunikation und der Informationsaustausch funktioniert. Neben Mails, Skype, Echtzeit-Chatprogrammen wie Slack, Microsoft Teams und Co.  sollte der Griff zum Telefonhörer nicht vergessen werden.

All dies setzt eines voraus: Die klare Aufforderung an das gesamte Team, auf den von ihnen präferierten und genutzten Kommunikationskanälen erreichbar zu sein. Erreichbarkeit gibt Vertrauen, unterstützt den Austausch im Team und ermöglicht weiterhin kurze Entscheidungswege und produktives Arbeiten.

Sie kennen das Phänomen im Unternehmen, dass ausgerechnet wenn Sie gerade mal 5 Minuten Pause machen Ihr Chef mit einem wichtigen Anliegen in Ihr Büro kommt. Das kann auch im Home Office passieren daher sollten auch Pausenzeiten kommuniziert werden.

Arbeitsbereich in der Wohnung auswählen

 Eine sehr persönliche Frage ist die des Ortes in Ihrer Wohnung der für Sie als Arbeitsbereich fungieren soll. Die Ideallösung ist das häusliche Arbeitszimmer. Wo das nicht vorhanden ist, sollte möglichst immer der gleiche Bereich als Arbeitsecke genutzt werden. Unterlagen in der Wohnung zu verstreuen birgt die Gefahr, dass das Feierabend machen und Abschalten erschwert ist. Hier gilt die gute wie die schwierige Tatsache, dass der Arbeitsplatz in Sekunden erreichbar ist.

Leitlinien für das Arbeiten vom Home Office

 Es gibt keine allein selig machende Vorgehensweise für das Arbeiten von Zuhause, die für jeden Einzelnen und für jedes Unternehmen passt. Idealerweise stimmt sich ein Team hinsichtlich dieser neuen Art der Zusammenarbeit ab und bespricht hierzu Regeln und Rituale. Hierzu gehören dann u.a.  die Frage ob sich jeder an- und abmeldet, wenn der Arbeitstag beginnt und endet und das Festlegen, welche Kommunikationskanäle für welche Angelegenheiten genutzt werden. Auch ein Zeitraum für eine gemeinsame Pause, für ein „virtuelles Socializing“ sollte eingeplant werden – wenn wir schon unsere persönlichen sozialen Kontakte einschränken müssen sollte der kurze Plausch wenigsten durch eine Videoschalte oder Telefonkonferenz ersetzt werden – auch hier gerne mit Kaffee und Keksen und der Freude an erfolgreicher Zusammenarbeit. Auch und gerade zu Coronazeiten und vielleicht auch darüber hinaus.

Gerne stehe ich Ihnen zur Verfügung um zu besprechen welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten, um erfolgreich und zufrieden vom Home-Office zu arbeiten. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme – gerne via Telefon, Mail, Skype etc.

Ihre, Ingrid Gartner-Steffen

PS: Aus Gründen der Lesefreundlichkeit verzichte ich auf gedenderte Sprachformen. Angesprochen sind immer m/w/d.

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