Immer wieder ist auf Vorsatzlisten zu finden: “ Ich will meine Zeit besser managen“.
Problem ist: Die Zeit lässt sich nicht „managen“. Nach 60 Minuten ist eine Stunde um. Die Frage, die sich hinter dem Wunsch die Zeit zu managen verbirgt ist ja eher die des Umgangs mit der Stunde.
Also was mache ich in und mit der Stunde und (wie?) gelingt es mir, mich den Themen zu widmen die mir wichtig sind?
Kennen Sie den Gedanken, der sich häufig zum Ende des Arbeitstages breit macht: „Heute wieder nicht alles geschafft“ … bzw. “ … wieder nicht das geschafft, war mir heute (eigentlich) wichtig war…“.
Dabei war der Tag randvoll mit unterschiedlichsten Aktivitäten – aber halt nicht mit denen die es „eigentlich“ sein sollten.
Wie gelingt es Zeit für das Wesentliche zu finden? Hier ein Plädoyer für die gute, alte „To-Do“-Liste.
Diese ist weder hip noch ist sie sexy – aber sie funktioniert.
Viele führen eine „To-Do“-Liste, jedoch häufig lediglich als schriftliche oder elektronische Erinnerungsstütze. Um eine wirkliche Unterstützung der Tages-/Arbeitsplanung zu sein braucht die To-Do Liste einen Drei-Sprung / Drei Schritte. D.h.:
Erster Schritt: Vor dem Nachhause gehen kurz den Tag Revue passieren lassen und notieren was am Folgetag zu erledigen ist – von mir selbst und dann auch gleich mit der Entscheidung wo/wie Andere ggf. einzubinden sind. Ob diese Liste elektronisch oder auf Papier erstellt wird ist nebensächlich. Papier hat den Vorteil leichter „mitgenommen“ und aktualisiert werden zu können – und das händische prägt sich leichter ein. Nicht zu unterschätzen ist auch, dass das Durchstreichen eines erledigten Items ein größeres Zufriedenheitsgefühl produziert als das elektronische weg klicken.
Zweiter Schritt: Die aufgeschriebenen Items einer Priorisierung unterziehen: Welche dieser Themen sind tatsächlich von mir (bzw. delegiert an Andere) Morgen zu beginnen, fortzusetzen, zu beenden.
Diese beiden Schritte gehen die meisten – mit dem oben genannten Ergebnis / Gedanken. („.. wieder nicht alles geschafft…“.). Mehr Erfolg verspricht es, wenn zu Schritt eins und Schritt zwei noch ein weiterer Schritt hinzu kommt:
Dritter Schritt: Nehmen Sie eine Zeitbedarfsschätzung vor, zu den Themen die Sie als TOP priorisiert haben. Wie lange wird es dauern die einzelnen Themen abzuschließen, wieviel Zeit wollen Sie an dem Tag investieren um weiterzumachen bzw. bei verschiedenen Themen anzufangen?
Final erfolgt dann das Aufaddieren des so entstandenen Zeitbedarfs und der Abgleich ob dieser Zeitbedarf für den Folgetag realistisch ist und die gelisteten Items auch realistisch angegangen werden können. Hierbei ist zu bedenken, dass der Folgetag nicht zu 100% „gefüllt“ werden kann, sondern dass i.d.R. maximal 40-60% der zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden für geplante Arbeit genutzt werden können und das ohne dass hier Zeiten für Besprechungen / Telefonate berücksichtigt sind. Mehr zu planen führt nicht dazu mehr zu schaffen – es führt lediglich dazu sich selbst zu schaffen …
… und dass ist ja häufig ein weiterer Vorsatz den sich viele immer wieder vornehmen: „Ich will abends nicht mehr erschöpft zu Hause ankommen sondern den Abend genüsslich ausklingen lassen…“
Sollten Sie zum Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation einen Sparringspartner brauchen sprechen Sie mich gerne darauf an. Gerne unterstütze ich Sie dabei Ihren Arbeits-/ Tagesablauf kritisch zu überprüfen – um dazu beizutragen, dass Sie zukünftig häufiger mit einem rundum zufriedenen Gefühl den Arbeitstag beenden und voller Energie in den Feierabend starten.
Ich freue mich auf Sie.
Ihre, Ingrid Gartner-Steffen
„Im Interesse der Lesbarkeit verzichte ich größtenteils auf geschlechtsbezogene Formulierungen. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer und Diverse gemeint, auch wenn explizit nur ein Geschlecht angesprochen wird.
Ingrid Gartner-Steffen 