Mehr Zeit für das Wesentliche finden

Kennen Sie die Situation abends auf dem Weg nach Hause den Arbeitstag Revue passieren zu lassen und dabei festzustellen „… und wieder habe ich nicht alles geschafft was ich mir vorgenommen hatte…“?

Der Tag war randvoll mit Aufgaben und Terminen – von der langen E-Mail-Liste gar nicht zu sprechen -und die Mittagspause war auch eher knapp bemessen.

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt schlage ich einen Blick auf Ihre Prioritätensetzung vor. Nicht alles Wichtige ist auch Dringlich und nicht alles Dringliche muss zwingend von Ihnen selbst erledigt werden (auch nicht alles Wichtige).

Neben den bekannten Zeitmanagement Tools wie der Anwendung des Pareto-Prinzips* und der Nutzung der Eisenhower-Matrix** können „Auswahlfragen“ helfen die Aufgabenmenge in den Griff zu kriegen – vor allem, wenn die Menge der Aufgaben die zur Verfügung stehende Zeit übersteigt ist es hilfreich diese Auswahlfragen zu nutzen.

Hier für Sie einige Anregungen:

• Muss das jetzt sein?
• Muss das so sein?
• Muss ich das sein?
• Muss das überhaupt sein?

Weitere Fragen die helfen den Fokus zu schärfen sind:

• Welche Aufgabe bringt mein Unternehmen am meisten voran?
• Was bewirkt das Vorankommen eines wichtigen Projektes in besonders hohem Maße?
• Welche Aufgabe bringt mich besonders meinen Zielen näher?
• Welche Aufgabe (oder welche Entscheidung) hat weit reichende Konsequenzen für andere Personen, Projekte oder weitere Kooperationspartner? (Sind andere auf meine Zuarbeit angewiesen oder von mir abhängig?)
• Welche Aufgabe kann kein anderer erledigen? (Kompetenz, Befugnis usw.)
• Bei welcher Aufgabe ist das meiste Geld im Spiel?
• Welche Aufgabe hat die unange­nehmsten Folgen für mich und meine Abteilung, wenn ich sie nicht oder nur unzureichend erledige?
• Bei welcher Aufgabe kann durch Nichterledigen der größte Schaden entstehen?

Kontaktieren Sie mich gerne, wenn Sie Ihr persönliches Zeitmanagement auf den Prüfstand stellen möchten und für Ihren Arbeitsalltag Abläufe entwickeln möchten, die funktionieren und Ihnen „mehr Zeit für das Wesentliche“ ermöglichen.

Ich freue mich darauf von Ihnen zu hören

Ihre, Ingrid Gartner-Steffen

Pareto-Prinzip*: Das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt, besagt, dass etwa 80% der Ergebnisse durch 20% der Anstrengungen erzielt werden. Es bedeutet, dass eine kleine Anzahl von Faktoren einen großen Einfluss auf das Gesamtergebnis hat. Dieses Prinzip kann in verschiedenen Bereichen wie Zeitmanagement, Projektmanagement und Qualitätsmanagement angewendet werden

Eisenhower-Matrix**: Mittels Eisenhower-Matrix werden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Es entstehen vier Kategorien: Erledigen(do), Terminieren(decide), Delegieren(delegate) und Entfernen (delete). Dadurch liegt der Fokus auf den wichtigsten To-dos.